Lo que debemos saber sobre la gestión de proyectos

importancia de la gestión de proyectos

El éxito de cualquier empresa está en tener bien establecidas las metas y objetivos que desean alcanzar en diferentes periodos o etapas de la organización. Evidentemente para conseguir los resultados deseados, deben trabajar a través de la previsión, planeación y al control, teniendo en cuenta tanto las situaciones tanto individuales, como las corporativas, dicho de otro modo, se debe gerenciar muy bien el proyecto del negocio. 

Como sabemos, todas las empresas son totalmente distintas, con diferentes necesidades y requerimientos, por ello, cada gerente deber hacer trabajar en conjunto al equipo durante todo el proceso, definiendo la estructura correcta para la organización y adecuándose a las peculiaridades de la misma. Para ello, la gestión de proyectos es la mejor opción para adaptarse a las eventualidades que siempre van a surgir y así, alcanzar los objetivos planteados.

La gestión de proyectos es una herramienta determinante en el éxito de cualquier organización y proyecto. Sin importar los recursos que tenga una empresa o si está dotado de la mejor infraestructura, acompañado de los mejores profesionales, si no se realiza un plan adecuado, así como una gestión precisa, esta estará destinada a estancarse o a fracasar en alguna de sus etapas. 

Lo más interesante de todo es que, la planificación y gestión de un proyecto aplica para casi cualquier cosa en la vida, bien sea lo que ya hablábamos el funcionamiento de una empresa, la planificación de un viaje o la ejecución de una estrategia de marketing. En consecuencia, hemos preparado este artículo para hablarte sobre la importancia de la gestión de proyectos, no sin antes recopilar algunos elementos interesantes del marco conceptual de esta herramienta tan necesaria. 

¿Qué es la gestión de proyectos?

gestión de proyectos
La metodología de gestión de proyectos se dedica a controlar todas la etapas, los involucrados y a establecer los objetivos de un proyecto.

La gestión de proyectos se basa en la coordinación de cada uno de los procesos, miembros del equipo de trabajo, herramientas e incluso la infraestructura involucrada, con la intención que todos funcionen en la misma dirección y se puedan cumplir con los objetivos y metas establecidas. 

La gestión de proyectos por lo general se fundamenta en 4 etapas:

  • Iniciación
  • Planeación
  • Ejecución
  • Cierre. 

A través de una correcta planificación y gestión, se pueden cumplir con total éxito los objetivos planteados. Además, se puede identificar oportunamente los riesgos, gestionar los recursos disponibles y presupuestar de manera precisa, permitiendo una optima comunicación y respuesta de parte de todos los involucrados en el proyecto. 

Según estudios, la gran mayoría de los proyectos que se emprenden tienen una posibilidad de éxito inferior al 30%, y en su mayoría se debe a una mala organización y planificación. En ese sentido, la clave fundamental de los proyectos exitosos es una gestión adecuada y adaptadas a sus necesidades. 

La gestión de proyectos entonces, es el mecanismo más eficaz para incrementar la tasa de éxito de cualquier empresa, debido a que permite mayor transparencia en los objetivos, agiliza la comunicacional interna, lo que incrementa las posibilidades de alcanzar la meta. 

¿Cuál es la importancia de la gestión de proyectos? 

Indudablemente todos los proyectos sin importar sus objetivos ni la finalidad del mismo, tienen cierto grado de complejidad, principalmente cuando hay un grupo grande de interesados involucrados, debido a que muchas veces existen conflictos de intereses y terminan por chocar entre ellos. Por ello, un gerente de proyectos debe llevar el liderato, controlando cada una de las partes y manejando la comunicación entre ellos.

La metodología de gestión de proyectos es una gran opción para optimizar el desempeño general de la empresa, ya que es una forma eficaz de manejar los tiempos, ceñirse al cronograma, controlar el presupuesto y respetar la finalidad o necesidades del interesado, obteniendo así los beneficios previstos al momento de la planificación. 

Hemos preparado 5 elementos fundamentales para reafirmar la importancia de la gestión de proyectos:

 1. Se realiza una planificación realista

control eficiente del proyecto
La gestión de proyectos nos permite establecer objetivos claros y alcanzables.

Gran parte de los proyectos fracasados parten de una planificación alejada de la realidad o en todo caso, sobreestiman la capacidad de consecución de los objetivos y subestiman los costos. A través de una buena gerencia de proyectos, se trabajará con objetivos claros y alcanzables, con cronogramas realistas, tomando en cuenta las amenazas o las desventajas, que puedan perjudicar la planificación. 

2. Elimina la confusión

Los proyectos que no se planifican también están destinados al fracaso. Recordemos que, la planificación integra el manejo de recursos, la estimación de presupuestos, la organización de las partes involucradas y el establecimiento de cronogramas para el cumplimiento de objetivos. 

De no estar planificado, todo el funcionamiento de la maquinaria irá en detraimiento de manera acelerada; principalmente, los actores no sabrán qué hacer y a dónde ir, la comunicación entre las partes sobre el cronograma estará sin rumbo, por lo que nadie trabajará en la consecución de los objetivos del proyecto. 

La gestión de proyectos busca definir los proyectos claramente desde el principio, organizar los recursos, establecer presupuestos precisos, delegar y organizar a los integrantes, por lo que todos trabajarán de manera coherente, teniendo mayor probabilidad a alcanzar el éxito colectivo. 

3. Se pueden establecer proyectos alineados con los intereses de la organización

Cual empresa que desarrolla proyectos debe establecer proyectos en concordancia con la estrategia de su negocio, ya que en caso contrario podría no solo significar el fracaso del proyecto, sino también de la organización en general. Por ello, establecer una correcta gestión de proyectos, siendo una excelente forma de integrar proyectos que impulsen la estrategia empresa y la ayuden a crecer. 

Un buen gerente supervisará la planificación y la ejecución de un proyecto, garantizando que los objetivos generales del mismo, estén alineados con la estrategia comercial de la organización, lo que se traduce que de concretarse, supondrá un avance para la empresa. 

4. La gestión de proyectos ayuda a reducir el riesgo y a la evasión de obstáculos

Ya hablábamos que terriblemente el 70% de los proyectos emprendidos suelen fracasar y no siempre se deba a una mala planificación, pero quizás sí a una mala gestión de las etapas del mismo. Desafortunadamente, los planes no siempre funcionan, algo ajeno a la organización impidió el cumplimiento de una fase o simplemente se retrasó. 

Con la gestión de proyectos se pueden detectar ciertos obstáculos y establecer algunas alternativas para respaldar el posible riesgo. Esto nos permitirá afrontar mejor cualquier problema en cuando se presente, sin afectar demasiado el desarrollo general de  todo el proyecto. 

5. Control de calidad

El otro elemento que nos permite resaltar la importancia de la gestión de proyectos es que nos permite llevar un mejor control de calidad de todas las fases del mismo. Sabemos que, el éxito del proyecto no es la consecución de las fases nada más, sino que se debe cumplir también con las normas de calidad. 

Los gerentes de proyectos no solo están en la obligación de gestionar y organizar los objetivos, cronogramas y quipos de trabajos, sino también de supervisar que todo se desarrolle de la mejor manera posible. Para ello, por lo general definen los entregables y establecen estándares de calidad mínima que todos deben cumplir.